W przestrzeni zarządzania projektami, utrzymanie kompleksowego lub z lotu ptaka widoku wszystkich trwających projektów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Zarządzanie ryzykiem portfela projektów to koncepcja, która pomaga organizacjom identyfikować, analizować i reagować na ryzyko w ramach portfela, dzięki czemu mogą one osiągać cele i tworzyć strategie na przyszłość.
Aby skutecznie wdrożyć zarządzanie ryzykiem portfela, ważne jest, aby korzystać z narzędzi technologicznych, takich jak monday.com. W tym artykule przyjrzymy się zarządzaniu ryzykiem portfela w zarządzaniu projektami, dlaczego jest to ważne, jak je wdrożyć i jak monday.com może pomóc.
Czym jest zarządzanie ryzykiem portfela?
Zarządzanie ryzykiem portfela to proces nadzorowania i ograniczania ryzyka w całym zakresie projektów firmy (portfelu). Proces ten obejmuje identyfikację, ocenę, pomiar i zarządzanie ryzykiem w ramach portfela. Jest to ważne, ponieważ jeśli firma nie jest w stanie rozpoznać i poradzić sobie z ryzykiem, może to wpłynąć na powodzenie projektów, a ostatecznie – na strategiczne cele i plany.
Zarządzanie ryzykiem projektowym a portfelowym
Główną różnicą między zarządzaniem ryzykiem projektowym i portfelowym jest ich zakres i cel. Wiele organizacji regularnie wdraża zarządzanie ryzykiem projektowym. Obejmuje to przyglądanie się projektom, dostrzeganie ich szans i zagrożeń oraz wprowadzanie odpowiednich zmian. Może to zrobić kierownik projektu lub lider zespołu i jest to stosunkowo łatwe do wdrożenia.
Zarządzanie ryzykiem portfela wymaga spojrzenia i podejścia na poziomie makro. Oznacza to, że członkowie zespołu wyższego szczebla muszą być zaangażowani ze względu na zawiłości strategicznego dostosowania i planowania. Zarządzanie ryzykiem portfelowym obejmuje szerszy obraz i rozumie, w jaki sposób każdy projekt może wpływać na inne oraz na ogólną kondycję portfela projektów.
Przeczytaj także: Zarządzanie portfelem a zarządzanie projektami
Dlaczego warto włączyć zarządzanie ryzykiem portfela do strategii projektowej?
Włączenie zarządzania ryzykiem do procesu zarządzania projektem przynosi szereg korzyści, w tym
- Usprawnienie procesu decyzyjnego poprzez nadrzędny obraz ryzyka we wszystkich projektach.
- Skuteczne ustalanie priorytetów zasobów, dzięki czemu nie są one marnowane.
- Dostosowanie projektów do strategicznych celów organizacji
- Zwiększenie zwinności i elastyczności poprzez dostosowanie się do zmian i nieprzewidzianych zdarzeń
- Zwiększenie zaufania interesariuszy poprzez wykazanie proaktywnego podejścia do radzenia sobie z niepewnością.
Rozumiejąc ogólny wpływ ryzyka na projekty, kierownicy projektów mogą podejmować świadome decyzje w celu ograniczenia negatywnych skutków, jednocześnie wykorzystując możliwości, które mogą wynikać z powiązanych ze sobą zagrożeń.
4 kroki do pomiaru ryzyka w portfelu projektów
Zarządzanie ryzykiem wymaga metody i strategii. Oto 4 kroki, które zalecamy, aby rozpocząć pomiar ryzyka w portfelu.
1. Identyfikacja ryzyka
Aby rozpocząć, musisz zrozumieć potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na Twoje portfolio. Obejmuje to przejrzenie każdego projektu w portfolio i przyjrzenie się takim aspektom, jak złożoność, wyzwania technologiczne, dynamika rynku i dostępność zasobów. Porozmawiaj z odpowiednimi interesariuszami, członkami zespołu i ekspertami, aby uzyskać dogłębną analizę i zrozumienie projektu. Na tym etapie należy korzystać z narzędzi takich jak analiza SWOT.
2. Zrozumienie i analiza ryzyka
Po zrozumieniu ryzyka związanego z projektami i całym portfelem należy je przeanalizować. Oznacza to zrozumienie prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka i jego wpływu na portfel. Można tu użyć różnych metod, takich jak symulacje lub oceny jakościowe.
3. Opracowanie planu działania
Nadszedł czas, aby zająć się ryzykiem. Plan działania powinien obejmować konkretne kroki w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia negatywnych zagrożeń lub sposobu reagowania w przypadku ich wystąpienia. Faza ta obejmuje również identyfikację możliwości, jakie mogą stwarzać pewne zagrożenia. Ważne jest, aby plan ten był realistyczny i osiągalny. Etap ten obejmuje również przypisanie obowiązków i zasobów do wdrożenia taktyk zarządzania ryzykiem.
4. Monitorowanie i kontrolowanie ryzyka
Zarządzanie ryzykiem nie jest działaniem jednorazowym. Będziesz musiał monitorować i kontrolować ryzyko w czasie, w tym identyfikować je, ponownie oceniać wpływ i prawdopodobieństwo w czasie oraz dostosowywać strategie w razie potrzeby. Wdrożenie tego kroku pozwala organizacjom monitorować i rozumieć poziomy ryzyka oraz dostosowywać się do nowych wyzwań i zmian w portfelu.
Wykorzystanie zarządzania pracą w poniedziałek do zarządzania ryzykiem portfela
Zarządzanie pracą w poniedziałek jest idealnym narzędziem pomagającym firmom w zarządzaniu ryzykiem portfela ze względu na jego elastyczność i zdolność do dostarczania widoków wysokiego poziomu.
Po skonfigurowaniu tablic związanych z różnymi projektami, menedżerowie mogą tworzyć pulpity nawigacyjne i tablice nadrzędne, które łączą wszystkie projekty i zapewniają widok portfolio z lotu ptaka. Ma to kluczowe znaczenie dla kierowników zespołów, którzy chcą zrozumieć, jakie projekty są realizowane w danym momencie, jaki jest ich status, gdzie znajdują się wąskie gardła i nie tylko.
Dostosowane pulpity nawigacyjne pozwalają również kierownictwu zrozumieć rentowność i ogólną kondycję portfeli projektów.
Oczywiście nie można zapomnieć o naszym szablonie do zarządzania portfolio. Szablon ten umożliwia organizacjom planowanie, śledzenie i zarządzanie projektami (bez względu na to, jak bardzo są one złożone) za pomocą różnych widoków, które są konfigurowane z wyprzedzeniem.
Kolejną ważną funkcją pozwalającą zrozumieć ryzyko związane z projektem są automatyzacje. Automatyzacje umożliwiają kierownikom projektów automatyczne otrzymywanie alertów dotyczących różnych statusów projektów, opóźnionych terminów, zatwierdzeń i innych.
Porzuć niepotrzebne ryzyko w swoim portfolio już dziś
Zarządzanie ryzykiem portfela jest niezbędne dla każdego, kto chce nadążyć za dzisiejszym szybko zmieniającym się światem biznesu. Uzyskując całościowy wgląd w portfolio projektów, menedżerowie mają przewagę w zrozumieniu zalet i wad swojego zespołu i mogą iść naprzód bez (lub z minimalnymi) niespodziankami.
Dzięki ponad 72 dostępnym integracjom i 27 różnym widokom, monday work management pomaga łatwo i wizualnie uzyskać wiedzę na temat ryzyka związanego z portfelem, dzięki czemu można podjąć działania na czas, gdy zajdzie taka potrzeba.
