W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu, czasami wydaje się, że potrzebujesz kryształowej kuli, aby zrozumieć i zaplanować przyszłość. Koordynacja między potrzebami projektu a dostępnością i umiejętnościami zespołu wymaga planowania i dogłębnego zrozumienia prognozy pracy. Prognozowanie zasobów właśnie to robi: pomaga organizacjom i zespołom zrozumieć, jak odpowiednio przydzielać zasoby z naciskiem na planowanie przyszłości.
monday.com może pomóc w wizualizacji zasobów, dzięki czemu prognozowanie zasobów jest łatwe i stanowi integralną część przepływu pracy. Na tym blogu omówimy prognozowanie zasobów, dlaczego jest ono potrzebne i jak monday.com może w tym pomóc.
Czym jest prognozowanie zasobów?
Prognozowanie zasobów jest integralną częścią zarządzania zasobami w zarządzaniu projektami. Można o nim myśleć jako o pierwszym kroku, pomagającym przewidzieć przyszłe potrzeby firmy w zakresie zasobów: siły roboczej, materiałów i innych zasobów.
Prognozowanie zasobów pomaga zaoszczędzić czas i wysiłek oraz uniknąć marnotrawstwa poprzez zrozumienie potrzeb organizacji i zidentyfikowanie problemów, zanim się pojawią. Aby to zrobić, musisz znać aktualne dane firmy, trendy i wzorce, które pomogą Ci podejmować świadome decyzje dotyczące dalszych działań.
Znaczenie prognozowania zasobów
Zarządzanie projektami i zasobami nie może odbywać się w próżni. Kiedy zespół angażuje się w nowy projekt, musi wiedzieć, że dostępne są zasoby: Czy dostępnych jest wystarczająco dużo członków zespołu, aby obsłużyć projekt i dotrzymać terminów? Czy dostępne są materiały potrzebne do ukończenia projektu? To tylko niektóre z pytań, które kierownicy projektów muszą sobie zadać podczas planowania.
Prognozowanie zasobów analizuje przyszłe zapotrzebowanie na zasoby, dzięki czemu zespoły mogą uniknąć niedoboru lub nadmiaru personelu, zminimalizować marnotrawstwo materiałów i dostosować cele do dostępnych zasobów.
Różnica między prognozowaniem a planowaniem zasobów
Prognozowanie i planowanie zasobów są często używane zamiennie. Służą one jednak dwóm różnym celom.
Prognozowanie zasobów, jak już wspomnieliśmy, analizuje przyszłe potrzeby i odpowiednio dostosowuje plany lub zapewnia więcej zasobów w razie potrzeby.
Planowanie zasobów polega na przydzielaniu zasobów w oparciu o te prognozy. Prognozowanie jest ważnym krokiem przed faktycznym planowaniem alokacji zasobów.
Korzyści z prognozowania zasobów
Istnieje wiele powodów, dla których wszystkie organizacje powinny wykorzystywać prognozowanie zasobów jako część swojej strategii zarządzania zasobami. Oto kilka z nich:
1. Uzyskanie jasnego obrazu przebiegu projektu
Prognozowanie zasobów pozwala spojrzeć na projekty w przyszłości i odpowiednio je zaplanować. Jest to ważne dla zwiększenia wydajności poprzez przewidywanie przyszłego zapotrzebowania na zasoby, a także dla poczucia kontroli nad tym, co będzie się działo w przyszłości.
2. Mądrze podejmuj decyzje kadrowe
Rekrutacja członka zespołu może zająć trochę czasu. Prognozowanie zasobów pomaga zespołom zrozumieć, kiedy ich obciążenie projektem przekracza ich możliwości jako zespołu, dzięki czemu mogą rozpocząć proces rekrutacji, zanim będzie za późno. Pomaga to również w podejmowaniu decyzji budżetowych, ponieważ członkowie zespołu są zatrudniani tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne.
3. Zadowolenie i satysfakcja pracowników
Prognozowanie zasobów pomaga uniknąć wypalenia zawodowego, przypisując pracownikom odpowiednią ilość pracy, a także pomagając im zrozumieć, jakie będą ich zadania w przyszłości. Ponadto pracownicy mogą skupić się na swoich obszarach specjalizacji, koordynując projekty zgodnie z ich dostępnością.
4. Podejmuj mądre decyzje
Jasna wizja przyszłych potrzebnych zasobów pomaga firmom podejmować bardziej strategiczne, świadome i oparte na danych decyzje. Przynosi to korzyści wszystkim: zespołowi, kierownictwu i klientom.
Najlepsze praktyki prognozowania zasobów
Gotowy do rozpoczęcia prognozowania zasobów? Oto kilka najlepszych praktyk.
- Korzystaj z danych historycznych: Dodaj dane historyczne do oprogramowania do zarządzania projektami, aby pomóc Ci zrozumieć, jak Twój zespół pracował w przeszłości. Obejmuje to czas przydzielony na projekty, rodzaje projektów, nad którymi pracowano jednocześnie, pojemność zespołu itp. Pamiętaj, aby nauczyć członków zespołu, jak śledzić i rejestrować dane, aby wszyscy mówili tym samym językiem.
- Korzystaj z oprogramowania do śledzenia czasu pracy: Upewnij się, że członkowie zespołu rejestrują czas spędzony nad każdym projektem, abyś mógł uzyskać lepszy wgląd w sposób alokacji zasobów w przyszłych projektach.
- Spójrz na poziom indywidualny, a także na zespół jako całość: Spojrzenie na dane każdego członka zespołu pomaga liderom zespołów zrozumieć, kto jest przepracowany, a kto nie. Może to pomóc w zrównoważeniu zasobów w przyszłości.
- Zaangażowanie interesariuszy: Przejście na poziom makro jest również ważne w prognozowaniu zasobów. Zaangażowanie różnych działów i interesariuszy pomoże uzyskać kompleksowy obraz i zrozumienie procesu prognozowania.
- Korzystaj z zaawansowanego oprogramowania, takiego jak monday.com: Oprogramowanie takie jak monday work management oferuje szeroki zakres funkcji, które pomagają śledzić, rozumieć dane i prognozować w prosty i estetyczny sposób.
Korzystanie z monday.com do prognozowania zasobów
monday work management pobiera wszystkie dane i informacje i organizuje je w sposób, który sprawia, że prognozowanie zasobów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. W monday.com wierzymy w udostępnianie danych (i ich upiększanie!), abyś mógł dokładnie zrozumieć, w jaki sposób wykorzystujesz zasoby i jak powinieneś je alokować w przyszłości.
Przyjrzyjmy się niektórym funkcjom, które pomogą w prognozowaniu zasobów.
Kolumna śledzenia czasu
Śledzenie czasu w monday work management jest proste. Wystarczy dodać odpowiednią kolumnę do tablicy i poprosić członków zespołu o rejestrowanie swojego czasu (w czasie rzeczywistym lub ręcznie po fakcie). Jest to ważny pierwszy krok do zrozumienia, w jaki sposób zasoby są obecnie wykorzystywane.
Zrozumienie dostępności zespołu dzięki widokowi obciążenia pracą
Ten widok pomaga wizualizować, a także śledzić godziny, które członkowie zespołu poświęcają na określone zadanie lub projekt. Daje to cenne informacje na pierwszy rzut oka, aby zrozumieć, kto jest dostępny, a kto nie.
Kolumna i widok osi czasu
Kolumna osi czasu (i widok) pomaga ustawić harmonogramy dla projektów teraz i w przyszłości. Jest to ważne, abyś mógł zwizualizować, które projekty są realizowane w jakim czasie i czy rzeczy nakładają się na siebie, co prowadzi do obciążenia zasobów.
Pulpity nawigacyjne
Pulpity nawigacyjne dają możliwość powiązania informacji i zaokrąglenia ich z wielu tablic, dzięki czemu wszystkie potrzebne informacje są dostępne za jednym kliknięciem przycisku. Zobacz postępy zespołu, nadchodzące projekty i wiele więcej.
Zacznij planować przyszłość już dziś z monday.com
Prognozowanie zasobów jest ważnym narzędziem, które pomaga zespołom zachować kontrolę nad swoim czasem i energią oraz oczywiście upewnić się, że są na drodze do sukcesu.
Korzystając z monday work management w zarządzaniu zasobami i prognozowaniu, zespoły mogą uzyskać cenne informacje i podejmować decyzje oparte na danych dotyczące dowolnego aspektu cyklu zarządzania projektem. Na co czekasz? Czas zacząć prognozować…
